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阿里企業(yè)郵箱歸檔功能介紹
日期:2021年12月02日

阿里企業(yè)郵箱推出“郵件歸檔服務”,對郵件數(shù)據(jù)進行在線歸檔、分類管理、歸檔郵件查詢、郵件數(shù)據(jù)長期保存。歸檔郵件作為郵件審計的功能,具有法律效應。

 

1、購買/開通功能

付費的企業(yè)用戶可免費使用阿里郵箱的郵件歸檔服務。僅歸檔管理員可以開啟/關閉郵件歸檔功能,以及進行歸檔郵件的查詢,歸檔三方接口開啟等。超級管理員Postmaster默認情況下沒有歸檔功能相關權限,超級管理員可以給用戶分配歸檔管理員權限,創(chuàng)建歸檔管理員,超級管理員或者歸檔管理員可以通過“統(tǒng)計與日志-歸檔日志查詢”,進行審計日志的查詢。

郵件歸檔服務默認關閉,需登錄歸檔管理員賬戶,進去域管理-“郵件歸檔”-選擇“歸檔郵件管理”-打開“郵件歸檔服務”。

企業(yè)郵箱
 

2、歸檔信息概要

企業(yè)郵箱
 

l 可開通歸檔郵箱:企業(yè)可以開通郵件歸檔服務的郵箱總數(shù)。

l 已開通歸檔郵箱:企業(yè)已經(jīng)開通郵件歸檔服務的郵箱數(shù)。

l 歸檔保留年限:郵件歸檔服保存年限默認5年。

l 上次開啟時間:郵件歸檔服務最近一次開啟時間。

l 上次關閉時間:郵件歸檔服務最近一次關閉時間。

l 歸檔管理員:郵件歸檔服務管理員名稱。

l 歸檔狀態(tài):歸檔服務目前所處狀態(tài)。

 

3、查詢歸檔郵件

查詢歸檔郵件:進入域管理界面,點擊“高級應用”-“郵件歸檔”-“查詢郵件歸檔”,輸入需要查詢郵件郵箱的完整地址和時間范圍,點擊查詢即可。

注:考慮到權限分立,需要分級管理員才能進行查詢歸檔郵件,postmaster賬號不能查詢

企業(yè)郵箱
 

查詢條件解釋:

歸檔郵箱:指查詢歸檔的郵箱帳號,這是必填項;

發(fā)件地址:歸檔郵件的發(fā)件人;

收件地址:歸檔郵件的收件人;

關鍵字:搜索郵件的關鍵字條件,通過“搜索關鍵字范圍”限定范圍;

時間范圍:搜索的歸檔郵件的時間范圍;

關鍵字范圍:可以選擇主題,正文,附件標題;

郵箱狀態(tài):對于重名的歸檔郵箱,比如以前的歸檔帳號離職了,帳號刪除后,又建了一個一樣賬號的郵箱,通過該狀態(tài)刪除時間進行區(qū)別;

 

4、查看歸檔郵件

查看歸檔郵件:進入域管理界面,點擊“高級應用”-“郵件歸檔”-“查詢郵件歸檔”,輸入需要查詢郵件郵箱的完整地址和時間范圍,根據(jù)收發(fā)件地址、關鍵字進行查詢后,點擊查看即可看到郵件具體內(nèi)容。

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5、歸檔郵件導出

查看歸檔郵件:進入域管理界面,點擊“高級應用”-“郵件歸檔”-“查詢郵件歸檔”,輸入需要查詢郵件郵箱的完整地址和時間范圍,根據(jù)收發(fā)件地址、關鍵字進行查詢后,點擊導出即可。

企業(yè)郵箱
 

 

6、查詢歸檔日志

查看歸檔郵件:進入域管理界面,點擊“統(tǒng)計與日志”--“查詢歸檔日志”,選擇管理員和時間范圍,根據(jù)關鍵字和操作類型進行精準查詢。

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7、管理設置歸檔賬號POP3密碼

設置POP3密碼:進入域管理界面,點擊“高級應用”-“郵件歸檔”-“三方歸檔對接”-開啟“郵件歸檔POP3服務”-輸入密碼嗎-點擊“保存”。

企業(yè)郵箱
 

 

 

特殊說明

    1)  郵件歸檔保存時效

阿里郵箱歸檔服務有效期5年,即在郵箱服務內(nèi)的用戶,郵件歸檔最長保存近5年,超過期限的歸檔郵件會被自動刪除。歸檔服務隨郵箱服務終止,所有歸檔郵件會被刪除,不再繼續(xù)保存。

    2) 歸檔細則

l 單獨發(fā)送的郵件只歸檔一封郵件

l 同時給多人發(fā)送的郵件只歸檔一封

l 分別給多人發(fā)送的郵件歸檔多封

l 監(jiān)控的郵件不歸檔

l 自動轉(zhuǎn)發(fā)、自動回復、垃圾郵件進行歸檔

l 規(guī)則自動刪除郵件進行歸檔

l 系統(tǒng)通知郵件進行歸檔

l 外發(fā)限制的用戶給外域賬號或內(nèi)部賬號發(fā)郵件,發(fā)送成功的進行歸檔

l 外域給外收限制外收限制賬戶發(fā)郵件,未接收成功的不歸檔

l 刪除或被禁用的郵箱賬戶中的郵件依然被歸檔

l 用戶刪除的郵件依然被歸檔

l 只有管理員可以查看歸檔郵件,關閉郵件歸檔服務后,用戶新郵件將不再歸檔保存,歷史歸檔的郵件在歸檔期限內(nèi)會保存。

l 郵件歸檔服務可下載/批量下載和查看郵件

l 郵件歸檔服務不支持下載及查看歸檔郵件中的附件,不可刪除歸檔郵件

l 支持歸檔服務的操作日志記錄

l 支持第三方歸檔服務

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